Les pièges à éviter dans la planification d’un événement 

Organiser un événement, c’est un peu comme hisser la grand-voile sur une mer houleuse 😋. C’est un défi de taille qui exigera beaucoup de préparation.  

Alors, pour éviter que le bateau ne prenne l’eau prématurément, Kinepolis a identifié pour vous les pièges à éviter dans la planification de votre événement professionnel. 

1 – Ne pas définir d’objectif clair 

Naviguer à vue, ce n’est jamais une très bonne idée, et ce n’est pas Jack Sparrow qui vous dira le contraire. Alors, empruntez-lui son compas magique et choisissez une destination pour votre événement.  

Est-il question de remercier vos collaborateurs pour leurs efforts ? De renforcer la cohésion d’équipe au sein de votre personnel ? Ou de convier clients, fournisseurs et autres partenaires potentiels pour développer votre réseau ? 

Le champ des possibles est infini, toutefois définir l’objectif de votre événement vous permettra de baliser son organisation et, par la suite, d’en mesurer les retombées. 

2 – Ne pas cadrer le budget 

Aucun trésor ne se cache dans cet article, alors imposez-vous une limite budgétaire afin d’éviter les mauvaises surprises 😉. Prévoyez également une marge de sécurité de 15% pour faire face aux imprévus. 

Attention tout de même : le but n’est pas de diminuer les dépenses coûte que coûte. À force de rogner sur les prix, vous risquez de donner une image low-cost à votre événement, ce qui se traduira par des retombées négatives. Il s’agit donc de lui offrir de la valeur ajoutée, tout en restant raisonnable. S’il le faut, privilégiez la qualité à la quantité en réduisant le nombre d’invités ou l’ampleur des activités. 

3 – Ne pas créer de rétroplanning 

La gestion des délais est un point crucial dans l’organisation de n’importe quel événement. Tout d’abord, parce qu’il est préférable de s’y prendre à l’avance pour réserver les meilleurs lieux et solliciter les meilleurs prestataires. Ensuite, parce qu’il est essentiel d’éviter les retards. Alors, montrez-vous prévoyant ! 

Commencez par déterminer la date de votre événement. En règle générale, celle-ci ne doit pas tomber durant les vacances, sinon vos invités risquent de ne pas être disponibles. Renseignez-vous également auprès de la concurrence pour éviter que ses propres événements ne vous fassent de l’ombre. Enfin, n’oubliez pas de vérifier le calendrier des grands événements culturels et sportifs qui pourraient impacter la participation à votre événement. En clair, vous faudra dresser une carte à la manière d’un pirate ! 

4 – Ne pas déléguer 

Impossible d’être en même temps à la barre, en vigie et aux canons ! Autrement dit, un bon capitaine est capable de confier des tâches à ses matelots de confiance. Alors, comptez sur votre équipage pour vous soutenir dans l’organisation de votre événement. Cela vous aidera notamment à n’oublier aucun détail comme l’hébergement, le stationnement ou encore la sécurité. 

Besoin d’un coup de pouce 😉 ? Alors, sachez qu’à Kinepolis, nous sommes à même de prendre en charge toutes vos demandes. Projection privée, service traiteur, animations diverses : tout est possible ! 

5 – Ne pas prévoir l’imprévisible 

Les pirates du Black Pearl auraient peut-être dû y réfléchir à deux fois avant de s’emparer d’un trésor maudit… Montrez-vous plus malin qu’eux et prévoyez un plan B, voire un plan C, afin de parer aux imprévus le jour de votre événement.  

Des intervenants coincés dans les bouchons, des décorations qui ont mystérieusement disparu ou un problème de compatibilité informatique qui vous empêche de lancer votre présentation PowerPoint : tout peut arriver. Le mieux est encore de prévoir une activité de secours au cas où l’événement prendrait un peu de retard. 

6 – Ne pas communiquer  

Règle n°1 : donnez envie à vos invités de participer à votre événement. Même s’il est réservé aux membres de votre personnel, il est indispensable de les impliquer, car ils contribueront à sa réussite. En la matière, il y a deux écoles : vous pouvez jouer sur l’effet de surprise pour mieux les impressionner ou, au contraire, leur expliquer le déroulé de l’événement pour leur mettre l’eau à la bouche.  

Règle n°2 : offrez à votre événement la visibilité qu’il mérite, que ce soit en l’annonçant sur les réseaux sociaux, en envoyant des cartons d’invitation personnalisés ou en créant une véritable campagne de publicité. En bref, hissez vos couleurs ! 

Et si le meilleur moyen d’éviter le naufrage, c’était de faire confiance à Kinepolis ? 

Organiser un événement, c’est bien. Garantir son succès, c’est mieux ! Malheureusement, ce n’est pas de tout repos. C’est pourquoi il est conseillé de faire appel à un prestataire de confiance qui pourra prendre en charge toute l’organisation. 

C’est justement ce que vous propose Kinepolis. Grâce à des infrastructures capables d’accueillir un grand nombre d’invités, du matériel son et image de haute définition et, enfin, un réseau de partenaires allant de la restauration aux arts du spectacle, nous vous fournissons un accompagnement clé en main. Et c’est sans compter la projection privée… le petit trésor qui enrichira votre événement !  

Contactez-nous dès maintenant pour organiser votre événement professionnel dans les meilleures conditions… et surtout éviter le naufrage !