Organisation d’événements BtoB : la boite à outils KinéBUSINESS
Nous n’allons rien vous apprendre, un événement d’entreprise ça se prépare. Et peu importe l’importance de votre projet, celui-ci vous réserve toujours des surprises et notre équipe sait de quoi elle parle. Notre expérience, c’est ce qui nous permet de vous guider au mieux dans l’organisation de votre projet. Mais parfois, il faut savoir rendre à César ce qui appartient à César, enfin ici il s’agit plutôt d’Indiana Jones. Qui de mieux que cet aventurier légendaire pour vous donner les meilleurs conseils ? Malgré toutes les montagnes d’obstacles qu’il doit surmonter, il y arrive toujours grâce à son fouet, son intelligence et surtout sa ténacité. Voici donc des conseils et des astuces venant des 4 coins du monde pour réussir votre événement professionnel. A toi de jouer, Indy !
Gardez en tête votre objectif
Bien sûr, l’organisation de votre événement n’est pas comparable à la recherche d’un mythique crâne de cristal ou la visite d’un temple maudit, pour autant s’il y a bien un point commun c’est votre objectif ! C’est le squelette de votre projet, il ne faut bien le soigner. Pour cela, rien de mieux qu’une liste à question pour en dresser le portrait :
- A qui s’adresse mon événement ? Clients, collaborateurs, journalistes, adhérents…
- Quel est son but ? Fidéliser, remercier, médiatiser, vendre, communiquer…
- Où aura-il lieu ? Centre des congrès, amphithéâtre, lieu atypique…
- A quelle date ? En semaine, week-end, selon une saisonnalité spécifique…
- A quel horaire ? En matinée, après-midi, soirée…
- Quelle forme prendra-t-il ? Conférence, retransmission satellite, forum participatif…
Un carnet de voyage bien préparé
Pour Henry Walton Jones Junior un seul mot d’ordre : l’anticipation ! A l’image d’une expédition à l’autre bout du monde, l’organisation de votre événement doit faire l’objet d’une préparation minutieuse. Location de salle, prestataires, invitations, animations, logistique… à ce stade, c’est le moment d’établir votre plan de route. Pour ce faire, voici quelques outils indispensables :
- Un rétroplanning pour planifier chaque étape de votre projet
- Une checklist pour être sûr de ne rien oublier
- Des fichiers en ligne pour partager votre travail avec vos équipes
- Une solution de routage d’emails pour diffuser vos invitations, suivre les inscriptions et informer vos invités
- Un chef de projet pour piloter
Un kit de survie bien rempli
Vous avez fait tout le travail préparatoire à l’organisation de votre projet ? Bravo, vous avez certainement évité un certain nombre d’embûches ! En revanche, tout grand aventurier le sait, tout ne se passe pas toujours comme prévu… Mais pas de panique, à l’image d’Indiana Jones, il faut toujours garder votre calme, car après tout, les petits soucis ça fait partie du jeu. Pour vous aider à affronter toutes ces péripéties, voici ce que doit contenir votre kit de survie :
- Du matériel de secours (prises, câbles, adaptateurs…)
- Du scotch, des agrafes, des ciseaux… et tout ce qui peut servir pour accrocher une affiche ou réparer vos supports si besoin
- Un stylo, un surligneur et un carnet de notes, pour pouvoir prendre des informations primordiales, juste au cas où (code wifi, numéro de téléphone…)
- Une batterie de secours pour votre téléphone (c’est vital ! Imaginez-vous Indiana Jones sans son fouet ou encore son chapeau ?!)
Voilà, vous connaissez désormais tous les secrets d’une organisation d’événement digne de ce nom !
Désormais, c’est à vous de jouer.
Ah non, il semblerait qu’on ait un dernier conseil à vous confier : entourez-vous des bonnes personnes. Trouvez des partenaires de confiance qui sauront pour guider et répondre à vos besoins. Auprès des équipes KinéBUSINESS, vous vivez la grande aventure de l’événementiel clé en main sans jamais sauter vers l’inconnu ! Dans nos cinémas, vous bénéficiez. Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions événementielles sur-mesure ? Contactez-nous !