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Les prestataires clés pour un événement pro réussi

La réussite d’un événement pro dépend en grande partie du choix des prestataires qui vous accompagneront tout au long de cette aventure. Bien évidemment, celle-ci commence en amont de l’événement lui-même, ce qui signifie que vous devrez faire des choix très tôt.

De la location du lieu au service traiteur en passant par la gestion des équipements techniques, chaque prestataire apporte une expertise indispensable pour garantir le succès de votre événement. Mais qui sont-ils ? On fait justement le tour de la question dans cet article afin d’être sûr que vous n’en oublierez aucun 😉.

L’espace réceptif

Dans la majorité des cas, l’organisation d’un événement commence toujours par le choix du lieu parfait. Il doit non seulement pouvoir accueillir l’ensemble des participants dans un cadre confortable, mais aussi être facile d’accès et disposer de toutes les infrastructures nécessaires. Le petit plus : l’ambiance qui s’en dégage, qu’elle soit cosy, atypique, ou même festive. Faites-nous confiance, elle fait toute la différence !

Vérifiez également l’accompagnement dont vous bénéficierez sur place. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du lieu de réception est indispensable pour que tout se déroule sans accroc, qu’il s’agisse d’aménager les espaces réceptifs, d’accueillir vos invités ou encore de gérer les aspects logistiques.

Si certaines des prestations dont vous avez besoin ne sont pas assurées, vous devrez peut-être mettre la main à la pâte ou trouver une autre solution pour prendre le relais. C’est généralement le cas de la décoration et la mise en lumière qui sont souvent confiées à un décorateur professionnel.

L’accueil

C’est l’un des moments les plus importants de votre événement pro. En effet, c’est la première impression, alors il ne faut surtout pas la négliger. Dès leur arrivée, faites en sorte que vos invités se sentent bien. Mieux, donnez-leur envie de rester !

Pour ce faire, vous pouvez engager une équipe dédiée, prête à orienter les participants avec le sourire. C’est généralement l’option la plus appréciée, mais elle a bien évidemment un coût.

Si votre budget est serré, faites appel à des ressources internes à votre entreprise ou encore installez une signalisation claire sur le parcours de vos invités. Ils doivent pouvoir se repérer très facilement et trouver les différents espaces de l’événement (salle de conférence, restauration, sanitaires, etc.).

Le traiteur

On s’attaque à présent à l’incontournable des incontournables, puisque vos invités finiront forcément par avoir un petit creux. Or, un bon traiteur ne se contente pas de proposer un menu, il crée une véritable expérience gastronomique en accord avec le thème de votre événement.

Que ce soit pour un accueil petit-déjeuner, une pause-café ou un cocktail, chaque détail compte pour garantir la satisfaction de vos participants. Choisissez donc un traiteur au savoir-faire reconnu, capable de vous proposer des formules variées, mais aussi de s’adapter aux goûts et contraintes de chacun. Notre conseil : si vous le pouvez, vérifiez en amont les éventuelles restrictions alimentaires auprès de vos invités (allergies, intolérances…).

Enfin, ne perdez jamais votre objectif de vue : créer de la convivialité et favoriser les échanges, y compris durant le repas, ce qui passe par une logistique à toute épreuve. Veillez donc à ce qu’il n’y ait pas de retard dans le service et que les zones de restauration restent propres et accueillantes tout au long de votre manifestation.

Les prestations techniques

Elles se font souvent discrètes, néanmoins elles sont indispensables à la réussite de votre événement. Sonorisation, éclairage, projection, captation : autant d’aspects qu’il vaut mieux préparer, vérifier et re-vérifier 😉. Réalisez autant de tests que nécessaire, voire une répétition générale pour éviter les problèmes techniques le jour J (un grand classique !). Des solutions de secours sont également très utiles en cas d’imprévu, alors autant y penser en amont.

Dans cet objectif, une bonne coordination avec l’équipe technique du lieu de réception est cruciale. À Kinepolis par exemple, nous vous offrons une assistance personnalisée, en plus de mettre à votre disposition une technologie image et son de dernier cri !

Les animations

C’est peut-être l’ingrédient secret de votre futur événement pro 😉 ? En effet, il est essentiel de proposer une pause ludique et divertissante à vos invités. Cela permet de favoriser l’interaction et de maintenir leur attention, tout en bannissant l’ennui.

Bonne nouvelle : toutes les idées sont les bienvenues ! Les déambulations d’un magicien close-up ou un quiz musical sont souvent appréciés, mais des alternatives plus originales existent comme une animation casino, des jeux anciens ou encore un caricaturiste.

Et pourquoi pas une animation digitale ? À Kinepolis par exemple, nous proposons des bornes photos, des photo call et sans oublier des projections privées qui feront de votre événement une expérience à part entière. D’ailleurs, à ce propos…

Et si vous innoviez en organisant votre événement pro au cinéma ?

C’est parfait pour combiner la puissance du grand écran et l’ambiance immersive d’une salle de cinéma. Et oui, ce serait dommage de ne pas profiter du meilleur de la technologie pour en mettre plein la vue lors d’une projection privée ! Que ce soit pour un lancement de produit, une soirée clients ou une séance de teambuilding, le cinéma offre un cadre unique qui marque durablement les esprits. Et plus encore avec une projection en Laser ULTRA, ScreenX et 4DX !

Avec ou sans film, Kinepolis vous offre une infrastructure performante et vous apporte des solutions événementielles que vous ne trouverez nulle part ailleurs 😊. Grâce à un accompagnement sur mesure et des prestations clé en main, vous avez la possibilité d’organiser un événement pro qui vous ressemble, tout en déléguant les tâches logistiques à une équipe de professionnels qualifiés (accueil, décoration, service traiteur, animations…). Respirez, vous êtes à Kinepolis !

Prêt à vous lancer dans cette aventure ? Contactez-nous sans tarder !

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