Comment prévoir un plan B pour votre événement d’entreprise ?

Connaissez-vous la loi de Murphy ? Elle stipule que si une chose peut mal tourner, alors cela finira forcément par arriver. Et sans surprise, elle s’applique aussi aux événements d’entreprise. Intempéries, panne d’électricité ou personnel indisponible : autant d’imprévus qui peuvent mettre à mal cette journée que vous avez pris tant de soin à préparer. C’est pourquoi il est important d’avoir un plan de secours 😉.

Mais comment prévoir un plan B, quand le plan A nécessite déjà beaucoup de temps et d’investissement ? C’est justement la question à laquelle Kinepolis vous aide à répondre. En tant qu’organisateur d’événements BtoB, nous avons à cœur de partager notre expérience afin de garantir le succès de votre projet.

Quel serait le pire des scénarios ?

Mieux vaut envisager le pire dès maintenant, alors que votre événement d’entreprise commence à prendre forme, plutôt que le jour J, quand un imprévu vous tombe dessus.

Prêt ? Alors, c’est parti !

Pas de salle ou de lieu pour l’événement

Avez-vous confirmé la réservation à la bonne date et dans les bonnes conditions ? Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous en mordre les doigts, car un oubli ou un quiproquo est vite arrivé. Surtout, vérifiez tous les paramètres de la réservation : la salle, l’accessibilité, le stationnement, mais aussi le nombre d’invités prévus, le choix du traiteur et des animations, le programme de la journée, etc.

Vous avez réservé en extérieur ? N’oubliez pas que les intempéries peuvent rapidement gâcher la fête. En effet, miser sur une météo clémente, même en plein été, est un pari risqué. C’est pourquoi tout bon organisateur prévoit toujours un plan B qui ne se soucie ni de la pluie, ni des très fortes chaleurs. À Kinepolis, vous disposez par exemple d’espaces chauffés ou climatisés, selon la période pour une température agréable tout au long de l’année !

Que faire en cas d’incident majeur ? Les causes bien que rares peuvent être multiples. Dans ce cas, comment réagir ? Si vous avez reçu l’information suffisamment en amont, vous pourrez trouver un autre lieu capable d’accueillir vos invités. La petite astuce ? Ne jetez pas la liste des lieux entre lesquels vous avez hésité, elle pourrait encore vous servir.

Nous vous conseillons toutefois de jouer la sécurité en optant pour un prestataire à la fois fiable et flexible qui disposerait de plusieurs salles et espaces tel que Kinepolis. Si un souci se présente, nous serons en mesure de vous proposer un autre espace où accueillir comme il se doit vos invités.

Pas de service traiteur

Nombreuses sont les raisons qui peuvent expliquer cet imprévu et le prestataire n’est pas toujours à remettre en cause. Pour autant, impossible d’y couper, car vos invités auront faim et la pause-café ou le cocktail seront toujours attendus avec impatience !

Soyons transparents : on n’improvise pas un repas pour 500 personnes en claquant des doigts. Service, verrerie et vaisselle, boissons, nourriture sans oublier mobilier et décoration, il faut penser à tout. Cette gymnastique mentale vous paraît compliquée ? C’est normal, elle l’est ! Voilà pourquoi de nombreuses entreprises privilégient une prestation clé en main. À Kinepolis par exemple, nous disposons d’un réseau de professionnels de confiance sur lesquels nous nous appuyons pour faire preuve de flexibilité et de réactivité. Et oui, le carnet d’adresses est primordial dans ce genre de circonstances ! 😊

Pas d’animation

Magicien close-up, humoriste, imitateur ou encore caricaturiste : c’est bien souvent le clou du spectacle. Sans celui-ci, votre événement n’aura pas la même saveur.

Alors, que faire lorsque les artistes ne peuvent pas assurer leur prestation ? La réponse en un seul mot : anticiper ! Établissez une liste d’animations alternatives en amont de l’événement. Si nécessaire, prenez contact avec les différents prestataires afin de savoir dans quels délais ils peuvent se rendre disponibles.

Surtout, faites preuve de créativité et de flexibilité. Un plan B est rarement aussi bien qu’un plan A, toutefois il vous permettra d’éviter une annulation complète de l’événement en cas de pépin. Mais là encore, il existe une solution beaucoup plus simple et moins chronophage : choisir une formule clé en main en déléguant l’organisation de votre manifestation à un pro !

Des problèmes techniques de dernière minute

Un grand classique qui survient régulièrement ! Mais, pas de panique : il est souvent possible de parer à cette éventualité en suivant ces quelques recommandations :

• Faites une liste exhaustive du matériel dont vous avez besoin (n’omettez aucun détail, ni le moindre petit câble nécessaire) ;
• Prévoyez du matériel de rechange (une simple batterie déchargée peut rapidement devenir votre pire cauchemar !) ;
• Testez le matériel en amont (quitte à devoir le faire vous-même, parfois) ;
• Prévoyez un technicien sur place (ne laissez pas un stagiaire non formé s’en occuper, cela vous évitera de bien mauvaises surprises).

Vous n’avez pas envie de vous préoccuper de ce genre de détails ? Bonne nouvelle : à Kinepolis, la technologie, ça nous connaît ! En effet, toutes nos salles de cinéma sont équipées de matériel image et son de haute définition. C’est pourquoi nous sommes toujours en mesure de garantir le bon déroulement de votre événement.

Pas de chef d’orchestre

Le chef d’orchestre, c’est celui qui dirige les opérations du début à la fin, y compris le jour de l’événement. Mais lorsque cette personne-clef tombe malade ou se retrouve coincée à l’autre bout de la France, les choses peuvent rapidement se gâter. Alors, un conseil : veillez à ce que le succès de cette journée ne repose pas sur les épaules d’une seule personne, pas même vous 😉.

Autre option : choisissez un prestataire polyvalent et expert comme Kinepolis. En plus de vous proposer un interlocuteur unique avec lequel vous pourrez échanger tout au long des préparatifs, nous mettons à votre disposition une équipe pluridisciplinaire qui se pliera en quatre pour répondre à vos exigences. Ainsi, en cas de retard ou d’absence, il y aura toujours quelqu’un pour superviser le bon déroulement de l’événement.

À Kinepolis, il y aura toujours un plan B 😉

Organisateur d’événements BtoB depuis plus de 28 ans, Kinepolis maîtrise toutes les ficelles du métier. Chaque jour, nous accompagnons de nombreux professionnels dans la concrétisation de leur projet avec pour seule priorité leur satisfaction. Et cela passe bien évidemment par l’élaboration d’un plan B pour surmonter tous les imprévus.

Faites confiance à nos équipes pour garantir le succès de vos événements pros, contactez-nous !