Comment organiser une cérémonie des vœux conviviale et fédératrice ?

La fin d’année est une période particulièrement adaptée pour remercier vos collaborateurs du travail accompli et les motiver pour affronter la nouvelle année. C’est donc l’occasion idéale pour les réunir et, ensemble, partager un moment de convivialité et de bonne humeur.

Mais comment organiser votre cérémonie des vœux ou votre fête du personnel ? Qui inviter ? Quel message diffuser ?

Dans cet article, nous mettons à profit nos 20 ans d’expérience en événementiel pour vous donner quelques conseils et astuces pour vous aider dans l’organisation de ce temps fort que constitue votre cérémonie des vœux ou fête du personnel.

Étape 1 : déterminer votre message

Dans le cadre professionnel, les échanges sont majoritairement formels et laissent parfois peu de place à la convivialité. Pourtant lorsque l’on partage son quotidien, 8h par jour et 5 jours par semaine, il est essentiel de maintenir une bonne entente entre les collaborateurs.

C’est pourquoi, organiser un événement d’entreprise constitue l’opportunité d’échanger de façon informelle et de  découvrir d’autres facettes, autrement dit de créer du lien et de favoriser une bonne entente au sein de votre entreprise. Plus proches, vos collaborateurs seront plus efficaces et une nouvelle dynamique va se mettre en place.

Pour marquer les esprits et diffuser votre message de façon impactante, il est nécessaire de préparer en amont votre discours. N’hésitez pas à jouer l’originalité pour transmettre un message bienveillant tout en montrant votre reconnaissance et en communiquant la ligne directrice de l’année à venir. Aussi, pour cet événement particulier, vous pouvez mettre de côté l’approche hiérarchique au profit de plus de proximité avec vos convives.

Votre discours est prêt, vous connaissez la ligne directrice que vous souhaitez transmettre, il est désormais temps de passer à la deuxième étape de l’organisation de votre cérémonie des vœux.

Étape 2 : choisir le bon moment

Sélectionner la bonne date pour votre événement est essentiel. En effet, ne serait-il pas décevant d’organiser un événement auquel, seule une minorité de vos collaborateurs pourrait participer ? Pour être certain de choisir la meilleure date, n’hésitez pas à sonder vos collaborateurs.

Votre structure est petite, elle est constituée de peu de salariés ? Réunissez-les afin de solliciter leur avis ! À l’inverse, votre liste d’invités est longue ? Diffuser votre demande au moyen d’une stratégie de communication interne : e-mail, sondage, formulaire de présence, affiche, journal… choisissez le support qui vous correspond le plus et qui optimisera la participation.

Fixer la date de votre fête du personnel est le déclencheur de toute l’organisation de votre événement. Dès lors, vous avez une idée plus précise du nombre d’invités et pouvez ainsi déterminer les autres éléments de votre projet tels que le lieu, les animations ou encore la restauration. Après la date,  le temps est venu de trouver le lieu de votre événement.

Étape 3 : choisir le bon endroit

Votre liste d’invités est définie, vous récoltez de plus en plus de réponses et le nombre de participants se confirme, vous êtes donc prêt à trouver le lieu idéal pour vous réunir !

Celui-ci va dépendre du nombre de convives mais aussi de vos besoins techniques et logistiques particuliers : sonorisation, écran de projection, parking, accès, restauration et animations. Il vous faut donc choisir un lieu qui répond à toutes vos attentes. Une fois le lieu trouvé, il est temps de vous l’approprier…  

Étape 4 : choisir les animations et la restauration

Vous y êtes presque ! Vous êtes désormais bien avancé dans l’organisation de votre événement. Il est temps d’ajouter une touche d’originalité et de gourmandise à votre projet. Cocktail dînatoire ou dîner assis ? Projection privée, spectacle ou même les deux ? Vous êtes le maître de l’organisation et pouvez le personnaliser à votre image pour le rendre unique. Ce sont les prestations sélectionnées qui font la magie de votre événement et confèrent l’ambiance conviviale que vous souhaitez lui donner.

De plus, la fin d’année est une période aussi festive que magique qui s’accorde très bien avec l’univers du cinéma, profitez-en pour organiser une projection privée, un événement original qui marque les esprits durablement.

Étape 5 : entourez-vous de partenaires de confiance

Pour que votre cérémonie des vœux se déroule sans accrocs et comble vos attentes, n’hésitez pas à confier cette tâche à un prestataire externe spécialisé. Un tel rassemblement ne s’improvise pas et une attention toute particulière doit être apportée à sa conception en fonction de votre budget, de vos objectifs et du nombre de participants.À Kinepolis, nous savons le temps et l’implication que demande l’organisation d’un événement d’entreprise.

C’est donc ici qu’intervient toute l’expertise de Kinepolis. Car, quoi de mieux que de travailler avec un partenaire qui réunit toutes les solutions dont vous avez besoin ? Grâce à une infrastructure modulable et des solutions événementielles sur-mesure et 100% personnalisables, nous avons pour mission de vous accompagner à chaque étape de l’organisation de votre événement.

Ainsi, notre équipe de spécialistes vous permet de gagner du temps et de la sérénité tout en vous prodiguant les conseils qui feront de votre cérémonie des vœux, l’Evénement avec un grand E.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions clé en main ? Contactez votre cinéma Kinepolis !